Sensible Daten per Mail versenden: Risiken und sichere Alternativen

Warum das Versenden sensibler Daten per E-Mail riskant ist

Das Versenden sensibler Daten per Mail ist im beruflichen Alltag weit verbreitet. Doch viele Nutzer unterschätzen die Risiken, die damit einhergehen. Standardmäßig ist E-Mail-Kommunikation nicht ausreichend geschützt, was sie anfällig für Sicherheitslücken macht.

E-Mails können auf dem Übertragungsweg abgefangen oder manipuliert werden. Oft reicht bereits ein ungesichertes WLAN-Netzwerk, eine Phishing-Mail oder ein falsch konfigurierter Mailserver aus, um vertrauliche Informationen offenzulegen. Klassische E-Mails werden im Klartext übertragen und bieten somit keinen verlässlichen Schutz vor fremdem Zugriff.

Besonders betroffen von Sicherheitslücken im E-Mail-Verkehr sind Branchen wie Recht, Finanzen, Gesundheitswesen oder M&A-Beratung. Ein versehentlich versendetes Dokument an den falschen Empfänger oder ein Datenleck kann nicht nur den Ruf eines Unternehmens schädigen, sondern auch zu empfindlichen Bußgeldern gemäß DSGVO führen.

Worauf man achten sollte, bevor sensible Daten per E-Mail versendet werden

Bevor vertrauliche Informationen per E-Mail verschickt werden, sollten einige grundlegende Sicherheitsmaßnahmen beachtet werden:

• Empfängeradresse überprüfen: Tippfehler führen schnell dazu, dass sensible Inhalte bei der falschen Person landen.
• Nur notwendige Informationen senden: Übermitteln Sie ausschließlich die Daten, die für den Empfänger relevant sind.
• E-Mail verschlüsseln: Verschlüsselung schützt den Inhalt vor unbefugtem Zugriff.
• Empfänger informieren: Geben Sie Hinweise, wie mit den empfangenen Daten sicher umzugehen ist.

Diese Maßnahmen helfen, grundlegende Sicherheitslücken zu schließen – doch sie reichen nicht immer aus, insbesondere im professionellen Umfeld.

E-Mail verschlüsseln – warum und wie?

Eine verschlüsselte E-Mail stellt sicher, dass nur autorisierte Empfänger auf deren Inhalte zugreifen können. Dabei wird der Nachrichteninhalt in einen verschlüsselten Code umgewandelt, der nur mit einem passenden Schlüssel wieder lesbar ist.

Es gibt verschiedene Methoden, um E-Mails zu verschlüsseln:

Einfache Methoden

Viele moderne E-Mail-Dienste bieten integrierte Verschlüsselungsoptionen. So kann in Gmail der vertrauliche Modus aktiviert werden, während Outlook über Microsoft 365 Verschlüsselung direkt unterstützt. Diese Methoden sind für die meisten Anwender leicht zugänglich.

Erweiterte Methoden

Für mehr Kontrolle und Sicherheit eignen sich Standards wie S/MIME oder PGP. Diese Verfahren nutzen digitale Zertifikate oder Schlüsselpaare, um Nachrichten zu sichern und die Identität des Absenders zu bestätigen. Solche Lösungen setzen jedoch technisches Know-how und zusätzliche Konfigurationen voraus.

Drittanbieter-Tools

Es gibt zahlreiche externe Lösungen, mit denen sich E-Mails verschlüsseln lassen. Diese Tools bieten benutzerfreundliche Oberflächen, um Verschlüsselung in bestehende E-Mail-Workflows zu integrieren.

Verschlüsselte E-Mail senden – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um eine verschlüsselte E-Mail zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie eine geeignete Verschlüsselungsmethode, abhängig von Ihrer E-Mail-Plattform und dem Sicherheitsbedarf.
2. Aktivieren Sie die Verschlüsselungseinstellungen in Ihrem E-Mail-Client (z. B. über Optionen oder Sicherheitseinstellungen).
3. Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt, achten Sie jedoch darauf, keine unnötigen Daten beizufügen.
4. Testen Sie die verschlüsselte Nachricht mit einem Kollegen oder zweiten Account, um sicherzugehen, dass alles korrekt funktioniert.
5. Informieren Sie den Empfänger, wie er die verschlüsselte Nachricht öffnen kann (z. B. durch Bereitstellung eines Entschlüsselungspassworts über einen separaten Kanal).

Sichere Alternativen zum E-Mail-Versand: Virtuelle Datenräume

In vielen Fällen ist es sinnvoller, sensible Daten nicht per E-Mail zu verschicken, sondern über sichere, zentrale Plattformen bereitzustellen. Eine der professionellsten Lösungen ist der virtuelle Datenraum – ein verschlüsselter, cloudbasierter Bereich zur Verwaltung vertraulicher Dokumente.

Ein virtueller Datenraum bietet deutlich höhere Sicherheitsstandards als klassische E-Mails. Er schützt sensible Informationen durch Zugriffskontrollen, Protokollierungen und verschlüsselte Speicherung.

Vorteile eines virtuellen Datenraums

• Verschlüsselter Zugriff mit Benutzer- und Rollensteuerung
• Granulare Rechtevergabe bis auf Dokumentenebene
• Nachvollziehbare Aktivitätsprotokolle (Audit Trails)
• DSGVO- und compliance-konform

Typische Einsatzbereiche sind M&A-Transaktionen, rechtliche Prüfungen, Finanzierungsrunden oder interne Sicherheitsprojekte.

Mails verschlüsseln oder Datenraum nutzen – was ist besser?

Die Wahl hängt vom Kontext ab:

Für kleinere, unkritische Kommunikationen kann eine verschlüsselte E-Mail genügen. Sobald jedoch mehrere Empfänger, sensible Inhalte oder rechtliche Vorgaben ins Spiel kommen, ist ein professioneller Datenraum die bessere Wahl.

Sichere Mail-Kommunikation im Unternehmen umsetzen

Um die Risiken im Umgang mit vertraulichen Informationen zu minimieren, sollten Unternehmen klare Sicherheitsrichtlinien etablieren:

• Schulungen zum sicheren Umgang mit E-Mails und sensiblen Daten
• Pflicht zur Verschlüsselung bei bestimmten Dokumententypen
• Integration von Datenräumen bei geschäftskritischen Vorgängen
• Regelmäßige interne Sicherheitsprüfungen und Anpassung der Richtlinien

Fazit: Sicherheit beginnt mit der richtigen Lösung

Das Versenden sensibler Daten per E-Mail bleibt eine Herausforderung – vor allem ohne Verschlüsselung. Zwar können verschlüsselte E-Mails das Risiko reduzieren, doch bei anspruchsvollen Projekten ist der Einsatz eines virtuellen Datenraums die sicherere und professionellere Lösung.

Unternehmen, die höchste Standards in Sachen Datenschutz und Compliance erfüllen wollen, sollten ihre Kommunikationswege überdenken und moderne, datenschutzkonforme Plattformen in ihren Alltag integrieren.