Anbieter für virtuelle Datenräume in Deutschland

Der Markt der virtuellen Datenräume (VDR) gehört zu den interessantesten in diesen Tagen. Immer mehr Anbieter drängen sich auf und versuchen, sich mit neuen Features und erweiterter Funktionalität gegenseitig zu übertrumpfen. Für deutsche Unternehmen ist die Palette virtueller Datenraum Anbieter riesig. Daher stellt sich die Frage: Wie lässt sich ein sinnvoller Vergleich anstellen und das beste Produkt für das eigene Unternehmen ausfindig machen?

Die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines VDR-Anbieters

Zu den wichtigsten Auswahlkriterien eines Virtual Data Rooms gehören:

• Sicherheit: Hier ist auf ein mehrstufiges Verifizierungsverfahren, IP-beschränkter Zugriff, „Defensive View“-Funktion sowie die Einhaltung von SOC2, ISO27001 und HIPAA zu achten.
• Kundenservice: Ist der Datenraum-Support 24/7 erreichbar? FAQ auf der Website und mehrere Kontaktwege zum Kundenpersonal sollten ebenfalls vorhanden sein.
• Funktionalität: Upload per Drag & Drop, intuitives UI und Support der benötigten Dateiformate sind ein Muss.
• Individualisierung: Lassen sich Benutzeroberflächen, Logos und Farbgebung der Online Plattform anpassen? Viele VDR-Anbieter bieten beispielsweise die Funktion von veränderbaren Online-Wasserzeichen an. Dies dient nicht nur zu optischen Zwecken, sondern erfüllt darüber hinaus eine Schutzfunktion.
• Preis: Achten Sie bei den Tarifmodellen darauf, dass diese auf der Website des Anbieters transparent dargelegt sind. Lässt sich das Paket individuell gestalten? Ideal ist zudem, wenn mehrere Zahlungsmethoden angeboten werden.

Data Rooms für M&A Transaktionen und „Due Diligence“

Ein Datenraumservice ist für Fusionen, Übernahmen, Transaktionen und Fundraising inzwischen von großer Bedeutung. Hier können transparente Due Diligence Prüfungen stattfinden, sensible Dokumente zentral gespeichert und bereitgestellt werden uvm. Es gibt Datenraum Anbieter, die sich stark auf M&A konzentrieren (z. B. Imprima, Intralinks). Andere wiederum legen den Schwerpunkt auf einzelne Branchen wie Recht oder Immobilien.

Welche Aufgaben ein VDR erfüllen soll, hängt von den Ansprüchen des Kunden ab. Wer es für die langfristige Verwaltung relevanter Unternehmensdaten verwenden möchte, muss auf andere Kriterien achten, als bei einem einmaligen Due-Diligence-Prozess. Eine entsprechende Definition des Anforderungsprofils ist in einem ersten Schritt vorzunehmen.

Sicherheit im Virtual Dataroom: ein Muss für Unternehmen

Der Hauptgrund dafür, dass immer mehr Unternehmen beim Thema Daten und Dokumente auf eine Cloud basierte Lösung setzen, liegt in dem Sicherheitsversprechen, das die Anbieter geben. Entsprechend ist darauf zu achten, dass die nötigen Sicherheitsstandards vom Datenraumanbieter eingehalten werden. Hier eine Auswahl der wichtigsten Punkte:

• Ein integrierter Virenschutz schützt Nutzer während dem Dokumentenaustausch automatisch. Auf diese Weise wird der Zugriff durch unbefugte Dritte erschwert.
• Der Compliance-Standard SOC 2 sowie die ISO 27001 Zertifizierung sichern den virtuellen Datenraum ab.
• Multi-Faktor-Authentifizierung mit 256-Bit-Verschlüsselung dient zur Absicherung sensibler Daten bei der Übertragung sowie bei der Speicherung der Dokumente.
• Schon beim Login sollte eine Zwei Faktor Authentifizierung vorhanden sein. Dann wird neben den Login-Daten (E-Mail, Passwort) noch ein Sicherheitscode benötigt, der beim Kunden z. B. via SMS eingeht.
• Die Notfallwiederherstellung (DRP) bietet die Möglichkeit der Wiederherstellung des Systems. Auf diese Weise kann der Betrieb nach einem Zwischenfall schnell wieder aufgenommen werden, was gerade in großen Unternehmen essentiell ist.

Dokumentenmanagement Funktionen und Arbeitsabläufe

Ein virtueller Datenraum fungiert nicht nur als Online-Datenspeicher. Mithilfe eines VDR ist ein Unternehmen in der Lage, Dokumente sicher abzuspeichern und innerhalb der Organisation (oder mit externen Partnern) zu teilen. Im Vergleich zu einem physischen Speicher wird jene Datenspeicherung auf der Cloud vorgenommen. Die nötigen Sicherheitsstandards vorausgesetzt, kann das die Unternehmensverwaltung deutlich sicherer und effizienter gestalten. 

Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise Geschäftstransaktionen aller Art absichern. Relevant wird dies z. B. bei Due Diligence, wo ein vertraulicher Datenaustausch mit einem externen Partner vorgenommen wird. Weitere Anwendungsbeispiele finden sich in Fusionen und Übernahmen, Rechtsverfahren und Börsengängen.

Benutzerverwaltung und Zugangskontrolle

Top-VDRs bieten volle Zugriffskontrolle auf den Cloud Speicher. Das ist wichtig, um zu regeln, welche Benutzer wann und auf welche Informationen z. B. während einer Remote Zusammenarbeit zugreifen können. Dateien lassen sich nur abrufen oder abspeichern, wenn die entsprechenden Zugriffsrechte verteilt wurden.

Zur Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle gehört es, Benutzerkontingente zu definieren, Dokumente mit Sicherheitsstufen zu versehen und Automatisierungseinstellungen vorzunehmen. Darüber hinaus ist es möglich, die Aktivitäten der Nutzer zu protokollieren und nachzuverfolgen.

Die Wahl des Datarooms: Was zu beachten ist

Bei der Wahl eines geeigneten VDR sollten einige grundsätzliche Dinge beachtet werden:

• Sicherheitsmaßnahmen wie Virenscanner, Datenverschlüsselung, Diebstahlschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Erweiterte Such- und Filteroptionen für Dokumente
• Integrierter Viewer für Excel- und andere Dateiformate
• Audit- und Aktivitätsprotokolle
• Massenuploads und Drag & Drop Funktion
• Mehrere Dateiformate
• Verwaltung mehrerer Projekte parallel über ein Konto
• Individualisierbares Wasserzeichen

Definieren der Anforderungen an einen virtuellen Datenraum

Vor der Wahl eines virtuellen Datenraums muss klar definiert werden, für welche Art von Tätigkeit dieser zum Einsatz kommen soll. Zwar unterscheiden sich die Anbieter von Datenräumen selten vehement in ihrer Funktionalität. Jedoch setzen die Anbieter oft verschiedene Schwerpunkte:

• Immobilien: Immobilienagenturen nutzen virtuelle Datenräume, um u. a. Platz für aufgesetzte Verträge zu bieten.
• Rechtliches: Anwaltskanzleien sind seit neuestem auf dem Sprung zu VDR, um vertrauliche Dokumente abzusichern.
• Joint Ventures: VDRs können als neutraler Raum dienen, an dem sich unterschiedliche Partner zu einer Kooperation zusammenschließen.
• Geschäftstransaktionen: Wer einen Börsengang (IPO) plant, muss darauf vertrauen können, sensible Daten sicher teilen und zugänglich machen zu können.

Top Datenraum-Anbieter in Deutschland

In der Folge erhalten Sie eine Übersicht mit den besten Datenraum-Anbietern für deutsche Kunden:

Effizienter Datenraum Anbieter Vergleich

Viele Unternehmen tun sich beim Vergleich von Online Datenraum Anbietern schwer. Insbesondere Betriebe, die keine Erfahrungen auf dem Gebiet haben, wissen nicht, worauf sie achten müssen. Neben den technisch-funktionalen Aspekten, auf die wir im Laufe dieses Artikels im Detail eingegangen sind, gibt es weitere relevante Vergleichskriterien. Diese möchten wir Ihnen als Grundlage an die Hand geben, damit Sie selbständig einen Vergleich vornehmen und den besten Anbieter für sich ausfindig machen können.

• Kostenlose Probeversion in Anspruch nehmen (sollte vorhanden sein). Hören Sie hier v. a. auf das Feedback der Mitarbeitenden im Betrieb, die über das technische Know-how verfügen und tagtäglich mit der Datenraum Software arbeiten müssen.
• Auftritt des Anbieters: Ist die Website ansprechend und intuitiv? Gibt es einen 24/7-Kundenservice für Datenraum-Dienstleistungen, mit dem auf unterschiedlichen Wegen Kontakt aufgenommen werden kann? Werden weitere Materialien wie kostenlose Webinare auf der Website angeboten?
• Nicht nur die Qualität des Produkts ist entscheidend, sondern auch die Frage: Werden die besten Lösungen in Ihrem Branchenbereich und den konkreten Anforderungen angeboten?
• In puncto Kosten: Die Anbieter warten auf ihrer Website mit einer detaillierten Übersicht über die einzelnen Tarifmodelle auf. Ein Vergleich der Preismodelle ist schnell erledigt.